Aussi appelé progiciel de gestion intégré (PGI) en français, le système ERP, Entreprise Ressource Planning en anglais, est un ensemble de logiciels Web permettant à une entreprise d’accomplir une multitude de tâches reliées à sa gestion et à sa comptabilité.

Intégration des fonctions

Plus précisément, il s’agit d’un système qui intègre les principales fonctions nécessaires pour gérer les flux et les procédures administratives d’une compagnie. Pour ce faire, le système ERP s’appuie sur une base de données commune à tous les services d’une entreprise, afin de pouvoir administrer l’ensemble des opérations de celle-ci.

La base de données du progiciel de gestion intégré inclut les données relatives à la liste des clients de l’entreprise, la liste des fournisseurs, les stocks disponibles, la description des produits, de même que toute autre information pertinente à la gestion et à la comptabilité de l’entreprise.

Parmi les fonctions les plus courantes gérées par le logiciel ERP, nous retrouvons la vente, les achats, la gestion des inventaires, la gestion de la production, le contrôle de gestion et la gestion comptable de l’entreprise. Chacune de ces fonctions est assurée par un module (application), dont l’ensemble constitue le progiciel de gestion intégré.

Une panoplie de logiciels

Il existe une panoplie de progiciels de gestion intégrés sur le marché, si bien qu’il peut parfois être difficile d’effectuer un choix éclairé. La différence entre ces systèmes ERP se situe au niveau du prix et donc des fonctionnalités auxquelles il est possible d’avoir accès. Les modules (applications) des logiciels ERP sont personnalisables en fonction des besoins et des préférences de chaque entreprise.

Multiples avantages

Les avantages d’opter pour un système ERP pour gérer sa comptabilité et ses activités commerciales sont nombreux, à commencer par une optimisation des procédés et des ressources et donc une économie de temps et d’argent.

En effet, les logiciels ERP permettent aux entreprises qui les emploient de diminuer leurs coûts d’opération, notamment en ce qui a trait à l’embauche des comptables, puisque le tout s’effectue de façon automatisée.

Le progiciel de gestion intégré permet également de réduire les coûts de formation étant donné que l’ergonomie du logiciel est la même pour tous les modules. Tous les employés de tous les domaines peuvent donc assister à la même formation. De plus, le système ERP permet de diminuer les risques de doublon, étant donné que la base de données est commune à tous les départements.

Vue d’ensemble efficace

Par ailleurs, puisque les informations financières et de gestion de l’entreprise sont produites par un logiciel informatique, cela permet de diminuer les risques d’erreur et d’obtenir une meilleure vue d’ensemble des coûts réels des opérations et ceux à venir.

En revanche, il importe de bien choisir son logiciel ERP, puisqu’une fois que celui-ci est implanté, il peut être compliqué et coûteux de le remplacer.

De plus, il faut s’assurer de posséder de bons serveurs pour être en mesure de supporter adéquatement l’important volume contenu dans un progiciel de gestion intégré. En gros, il s’agit de voir si les gains de temps et d’argent réalisés grâce au système ERP surpassent le coût d’achat, d’exploitation et de maintenance de celui-ci.

Pour en savoir plus sur les progiciels de gestion intégrés, contactez les experts de Thoransoft. Ceux-ci se feront un plaisir de répondre à vos questions.